До 1 сентября 2026 года применение электронных транспортных накладных (ЭТрН) для коммерческих грузоперевозок носит добровольный характер и зависит от согласия всех сторон сделки. С 1 сентября 2026 года, в соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и новыми правилами обмена электронными грузовыми накладными, ЭТрН становится обязательной для большинства коммерческих перевозок по РФ, а бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Пользователи 1С могут оформлять ЭТрН в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», начиная с версии 3.0.121.31 и выше.
Формирование электронных транспортных накладных
При формировании ЭТрН участвуют три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Формат электронной транспортной накладной утверждён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ и применяется до 1 сентября 2026 года. После этой даты форматы транспортных документов будут обновлены в рамках реализации требований Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ и Постановления Правительства РФ от 21.04.2026 № 446.
Электронная транспортная накладная включает четыре обязательных файла обмена:
- информации грузоотправителя, которая состоит из сведений об участниках грузоперевозки, о существенных условиях договора грузоперевозки, о поданном под погрузку транспорте и о его водителе (или водителях), сведений о грузе и сопроводительной документации на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузке груза в транспорт;
- информации перевозчика о приемке груза к транспортировке, которая состоит из дополнительных к сведениям грузоотправителя данных перевозчика в отношении принятия вверенного груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспорт;
- информации грузополучателя, которая состоит из сведений грузополучателя о приемке груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приема;
- информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, которое уполномочено получать груз), которая состоит из дополнительных к сведениям грузополучателя данных перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузополучателем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.
ЭТрН подписывают все три стороны, при этом формируется единый комплект электронных файлов, содержащих титулы грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, каждый из которых подписывается электронной подписью соответствующей стороны. После перехода на обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года отдельный бумажный оригинал транспортной накладной для грузоотправителя в общем случае не требуется, за исключением ситуаций, когда специальные нормы законодательства или внутренние регламенты компании предусматривают хранение печатных копий.
Водитель вправе подписывать ЭТрН простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, при условии что документ дополнительно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) организации-перевозчика. Для подписания ЭТрН сотрудниками (в том числе водителями) рекомендуется оформить машиночитаемые доверенности (МЧД), подтверждающие их полномочия. При этом водителю запрещено действовать одновременно от имени двух сторон договора грузоперевозки.
При замене транспорта, который указывается в электронной накладной, или водителя компания-перевозчик направляет уведомление сторонам договора грузоперевозки об этой замене, а также о ее причинах до того, как будет подан транспорт под выгрузку. В ЭТрН надо указать дополнительную информацию, которая касается этой замены, в разделах 6 «Перевозчик» и 7 «Транспортное средство».
Переход на электронные транспортные накладные
Для работы с ЭТрН организации нужно подключиться к Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которая обеспечивает обмен электронными перевозочными документами между участниками перевозок и государственными органами. Участники — грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, экспедиторы, фрахтователи и фрахтовщики, а также операторы электронного документооборота (ЭДО), включённые в федеральный реестр Минтранса.
ГИС ЭПД дает возможность создавать, получать, обрабатывать, обмениваться и хранить перевозочные документы в электронном виде и предоставлять их по требованию госорганов. Кроме ЭТрН через систему ГИС участники оформляют и передают друг другу заказ-наряды и сопроводительные ведомости, также оформленные в электронном формате.
Порядок обмена электронными перевозочными документами, включая ЭТрН, регламентируется Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Дополнительно правила обмена электронными грузовыми накладными в ГИС ЭПД утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2026 № 446, которое вступает в силу с 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года.
Внедрение ЭТрН
Переход на электронный транспортный документооборот требует подготовки ИТ-систем и бизнес-процессов. Компании должны заранее подключить и настроить сервисы ЭДО (в том числе 1С-ЭПД), чтобы обмен ЭТрН работал «из коробки». Необходимы договоры с аккредитованными операторами ЭДО из реестра Минтранса. Все участники обмена должны иметь квалифицированные электронные подписи (КЭП), а для сотрудников, оформляющих перевозки, – машиночитаемые доверенности (МЧД). Для водителей достаточно простой электронной подписи, для самозанятых может использоваться ГосКлюч. Важно обеспечить регистрацию контрагентов в системе ГИС ЭПД и профильных реестрах. Так, экспедиторы должны зарегистрироваться в реестре «ГосЛог» до 1 мая 2026 года; после этого срока работа без регистрации запрещена. До 1 сентября 2026 года рекомендуется проводить пилотные обмены ЭТрН, проверять корректность заполнения титулов и обучать сотрудников (логистов и бухгалтеров) работе с транспортным ЭДО.
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ и подзаконные акты не предусматривают отдельного переходного периода после 1 сентября 2026 года: с этой даты для большинства коммерческих грузоперевозок по РФ транспортные накладные должны оформляться только в электронном виде через ГИС ЭПД. Бумажные транспортные накладные в таких перевозках фактически прекращают применение, за исключением отдельных случаев, когда перевозка осуществляется без договора перевозки и без привлечённого перевозчика. Внедрение ЭТрН стоит рассматривать не только как обязанность, но и как возможность улучшить логистические процессы: цифровой обмен ускоряет документооборот и повышает надёжность бизнеса. Начать подготовку к ЭТрН нужно заранее: обновить 1С до актуальных релизов, подключить электронный документооборот, выпустить и зарегистрировать необходимые подписи и МЧД. Тогда к 1 сентября 2026 года переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) пройдёт для организации максимально гладко.
Подключение к ГИС ЭПД
Для подключения к ГИС ЭПД компания заключает специальное соглашение с оператором ЭДО, входящим в федеральный реестр Минтранса и поддерживающим работу с электронными перевозочными документами. В соглашении фиксируются права и обязанности сторон, порядок обмена ЭТрН и других ЭПД, а организации предоставляется программное обеспечение (если у неё нет учётной системы, интегрированной с оператором ЭДО) и инструменты для выпуска квалифицированных электронных подписей (КЭП) и машиночитаемых доверенностей, необходимых для создания и подписания ЭТрН.
Реестр аккредитованных операторов ЭДО для работы с ГИС ЭПД публикуется на сайте Минтранса России. При выборе оператора важно убедиться, что он поддерживает обмен ЭТрН, интеграцию с используемой учётной системой (например, 1С) и соответствует требованиям Постановления Правительства РФ № 931 и № 446.
Формирование электронной транспортной накладной в 1С
Чтобы использовать функционал по электронным перевозочным документам, в 1С дополнительно подключается сервис 1С-ЭПД. Компании, уже работающие с 1С-ЭДО, включают соответствующие настройки для обмена ЭТрН и обновляют конфигурацию до актуальных релизов, поддерживающих формат ЭТрН и интеграцию с оператором ЭДО.
В 1С оформить ЭТрН грузоотправитель может через перечень документов «Электронные транспортные накладные», нажимая кнопку «Создать». Пользователю открывается форма, в верхней части которой имеется информационная лента, отражающая все этапы создания и обмена ЭТрН.
Грузоотправитель при создании электронной накладной заполняет в ней всю информацию об отгрузке, которая требуется по Правилам, регламентированным Постановлением Правительства от 21.12.2020 г. № 2200.
Если файл не проходит проверку по схеме формата, то он не отправляется, а программа выдает пользователю сообщение об ошибке. В программе 1С в документе все графы и их группы, которые обязательно нужно заполнить, выделены соответствующим образом.
Затем созданную ЭТрН можно направлять перевозчику и далее — грузополучателю.
Передача в 1С электронной транспортной накладной перевозчику и грузополучателю
Пользователь нажимает кнопку «Отправить», по которой подписывает ЭТрН с информацией грузоотправителя усиленной квалифицированной ЭП и передает оператору ЭДО для направления перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Когда перевозчик получает этот файл, он формирует файл обмена сведениями перевозчика о приеме груза к перевозке. Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной ЭП и передает через своего оператора ЭДО грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Если требуется, можно дополнительно сформировать и передать участникам файл обмена информации о переадресовке или файл обмена информации о замене водителя или транспорта.
Грузополучатель, когда фактически принимает груз, с учетом имеющихся у него сведений в файлах ЭТрН грузоотправителя и перевозчика формирует свой файл обмена информации грузополучателя. В этом документе имеется отметка о полной либо неполной выгрузке груза.
При нажатии кнопки «Отправить» грузополучатель подписывает свой файл ЭТрН усиленной квалифицированной ЭП и передает его своему оператору ЭДО, чтобы направить перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
ЭТрН в ЭДО
Обмен электронными транспортами накладными между участниками перевозки осуществляется через электронный документооборот (ЭДО) и Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). После создания ЭТрН в 1С отправитель нажимает «Отправить», подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передаёт его своему оператору ЭДО. Оператор направляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также передает в ГИС ЭПД. Перевозчик, приняв ЭТрН, формирует свой раздел («титул перевозчика»), подписывает его КЭП и отправляет обратно отправителю и получателю через ЭДО, одновременно данные поступают в ГИС ЭПД. Аналогично получатель после разгрузки заполняет свой раздел, подписывает и отправляет всем сторонам через ЭДО. Все операторы ЭДО являются аккредитованными участниками, информация передается по защищённым каналам и хранится в системе ГИС ЭПД. На каждом этапе статус документа фиксируется в учетной системе (появляется отметка «В пути», «Доставлен» и т.п.), а в ГИС ЭПД создаётся электронный архив с полным набором подписанных титулов. Такой обмен исключает необходимость курьерской доставки бумажных бланков и обеспечивает доступность документов всем участникам на единой платформе.
ЭТрН в 1С:Бухгалтерия
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 функциональность ЭТрН доступна с версии 3.0.121.31 и выше. В 1С Бухгалтерии отправитель ЭТрН создаёт из документа «Реализация товаров/услуг» или «УПД (акт)» нажатием кнопки «ЭДО» → «Создать электронную транспортную накладную»
Программа открывает форму ЭТрН с уже заполненными реквизитами контрагентов. Пользователь сверяет данные, добавляет информацию о грузе и маршруте (согласно Правилам перевозок), после чего подписывает документ КЭП и отправляет его через оператора ЭДО. В 1С автоматически выполняются валидации по формату: если обязательные поля не заполнены или есть несовпадения (ИНН, адреса и т.д.), система выдаёт подсказку. Когда грузополучатель подпишет свой титул ЭТрН, статусы изменятся на «Доставлена», и 1С сама сформирует УПД с номером ЭТрН (единый передаточный документ) для окончательного завершения сделки. Все этапы обмена (создание, подпись отправителя, передача перевозчику, передача грузополучателю и т.д.) отражаются в ленте состояния документа в интерфейсе 1С, что упрощает контроль сроков и решений при возможных разногласиях. Так, ЭТрН в 1С:Бухгалтерии оформляются в привычном интерфейсе учетного документа, но становятся полноценными электронными перевозочными документами с юридической силой.
ЭТрН в 1С:ERP
В системе 1С:ERP Управление предприятием и смежных решениях предусмотрена интеграция с ЭДО. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С:ERP подключается тот же сервис «1С-ЭПД» (электронные перевозочные документы), что и в 1С:Бухгалтерии. Операторы ЭДО выпускают готовые модули для интеграции с 1С:ERP, поэтому при обмене данными не требуется ручной перенос реквизитов. Процесс оформления ЭТрН в ERP похож на 1С:Бухгалтерию: из документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” нажимают кнопку «ЭДО → Создать ЭТрН». Система автоматически подставляет данные отправителя и получателя, а затем остается лишь проверить их, подписать ЭТрН квалифицированной подписью и отправить. После обработки подписанных разделов электронных транспортных накладных ERP сама формирует унифицированный передаточный документ с номером ЭТрН, завершая обмен. Таким образом 1С:ERP позволяет полностью вести электронный документооборот по грузоперевозкам и интегрироваться с государственной системой ГИС ЭПД.
ЭТРН 1С ERP особенно востребована у компаний с большим объемом логистических операций, распределенными складами и несколькими юридическими лицами. В таких сценариях электронная транспортная накладная ERP становится частью единого цифрового контура, где данные по заказам, складу, доставке и закрывающим документам синхронизируются автоматически. Благодаря этому сотрудники не дублируют информацию вручную, а статусы перевозки обновляются непосредственно в системе.
Для грузоотправителей особенно важно, что электронные транспортные накладные для грузоотправителя в 1С:ERP можно формировать на основании уже существующих документов реализации и отгрузки. Это ускоряет подготовку перевозки, снижает риск ошибок в реквизитах и упрощает контроль над отправкой товара. При необходимости система поддерживает корректировки данных по перевозчику, водителю или транспортному средству до завершения обмена.
Электронная транспортная накладная в 1С ERP также позволяет автоматизировать контроль подписания документов всеми участниками перевозки. Пользователи могут отслеживать статусы отправки, приемки и завершения перевозки прямо в интерфейсе ERP без перехода в сторонние сервисы. Такой подход особенно удобен для компаний, которые уже используют ЭДО в закупках, продажах и кадровом документообороте и хотят выстроить единое пространство цифрового обмена документами.
Дополнительно ЭТРН 1С ERP помогает автоматизировать архивирование перевозочных документов и их последующий поиск. Все сведения о рейсе, подписантах и изменениях сохраняются в базе 1С, что упрощает внутренний аудит и подготовку документов для проверки. Поэтому электронная транспортная накладная ERP сегодня рассматривается не только как инструмент соблюдения требований законодательства, но и как способ повысить прозрачность логистики и управляемость перевозок.
Завершение в 1С обмена электронной транспортной накладной
Когда перевозчик получает файл ЭТрН от грузополучателя, он формирует файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю. Он подписывает его усиленной квалифицированной ЭП и передает своему оператору ЭДО, чтобы дальше направить грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
После этого считается, что обмен ЭТрН завершен — на это указывает информационная лента с отражением прохождения всех этапов создания и отправки файлов ЭТрН.
